Microsoft Outlook: mensaje de fuera de la oficina para respuestas automáticas

Cuando esté de vacaciones o de negocios, Outlook responderá automáticamente a sus correos electrónicos. Esto es especialmente útil si desea que sus amigos, socios comerciales o clientes sepan que no responderá personalmente a los correos electrónicos entrantes durante un tiempo. Especialmente en la vida profesional, los clientes y colegas a menudo esperan una respuesta rápida a las consultas por correo electrónico y es importante reaccionar a tiempo, especialmente cuando se trata de citas. En tales casos, un mensaje de fuera de la oficina puede ahorrarle muchos problemas. Los creas en buzones de Exchange con una función destinada a este fin. En el caso de un buzón de correo privado, implemente la respuesta automática utilizando una regla de Outlook; esto solo funciona si Outlook permanece abierto durante su ausencia.

Qué debe contener el aviso de fuera de la oficina

Un mensaje de fuera de la oficina inicialmente contiene la información de que actualmente no está disponible. Además, tiene sentido indicar cuándo el remitente puede ponerse en contacto con usted personalmente de nuevo. Por lo tanto, es mejor indicar el período de su ausencia. Si está creando la respuesta Fuera de la oficina para un buzón privado, esta información es suficiente. Si la cuenta se usa profesionalmente, se requiere información adicional. Por ejemplo, nombre a una persona que servirá como persona de contacto durante su ausencia. Para consultas urgentes, es útil proporcionar un número de teléfono móvil.

Comprar Microsoft Office barato

Outlook: crear un aviso de fuera de la oficina

Un aviso de ausencia suele ser muy fácil de crear en la oficina, porque a menudo hay una función especial disponible para esto en los buzones de la empresa. Primero verifique si el botón «Respuestas automáticas» está disponible en Outlook después de hacer clic en Archivo. Si no, continúe con la siguiente sección. Si el botón está allí, haga clic en él y luego continúe así:

1. Haga clic en Enviar respuestas automáticas, marque «Enviar solo durante este período» y configure el período deseado.
2. Ahora redacte la respuesta automática en la parte inferior de la ventana y haga clic en Aceptar.

¡Acabado! Dado que en este caso el servidor de Exchange se encarga de enviar el mensaje de fuera de la oficina, su PC no tiene que permanecer encendida durante su ausencia.

Cree un mensaje de fuera de la oficina usando una regla de Outlook

Si la función de Outlook «Respuestas automáticas» no está disponible para su buzón, el mensaje de fuera de la oficina se puede implementar con una regla de Outlook. Desafortunadamente, esto solo funciona si Outlook permanece encendido. Primero crea el mensaje para que se envíe automáticamente:

1. En Outlook, primero haga clic en Nuevo correo electrónico.
2. En la línea de asunto, escriba una breve nota como «Aviso de ausencia». Luego ingrese el contenido de su mensaje en el campo de texto.
3. Cuando haya terminado, haga clic en Archivo, Guardar como, elija Plantilla de Outlook como tipo de archivo y haga clic en Guardar. Outlook luego guarda el correo electrónico sin un destinatario específico en la carpeta de plantillas.

Ahora debe definir el envío automático del correo electrónico como una «regla» en Outlook. Funciona así:

1. Para crear una regla, primero haga clic en Reglas en la pestaña «Inicio». Luego seleccione Administrar reglas y alertas y Nueva regla.
2. En la nueva ventana, haga clic en Aplicar regla a los mensajes que recibo y Siguiente.
3. Para evitar respuestas automáticas a correos electrónicos masivos, marque «que se envió solo a mí» y haga clic en Siguiente nuevamente.
4. En la siguiente ventana, marque «Responder a esto usando una plantilla específica» y luego haga clic en una plantilla específica. En la ventana que ahora se abre, haz clic en la notificación de ausencia creada anteriormente y en Abrir.